پیش‌نویس آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی

- درج شماره ملی، کد پستی، آدرس محل اقامت و شماره تلفن همراه یا آدرس پست الکترونیکی اصحاب سند در کلیه اسناد، الزامی است. هرگونه ابلاغ به اصحاب سند به‌صورت الکترونیکی مطابق آدرس درج‌شده در سند می‌باشد و تا زمان ثبت تغییر آدرس، معتبر خواهد بود.

- کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و بر روی اوراق ۴A سفید چاپ و در دفتر الکترونیک ثبت می‌گردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و به امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آن‌ها در دفتر الزامی است را مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضاء به مهر دفترخانه ممهور نماید.

- سردفتر مکلف است در محل دفترخانه و هم‌زمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان از طریق سامانه نسبت به اخذ اثرانگشت آن‌ها در دفتر الکترونیک اقدام و سپس با امضای الکترونیک و اثرانگشت، دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضاء به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی‌ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.

- پس از تنظیم سند نقل‌وانتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی به ادارات ثبت، سند تک‌برگ در ادارات مذکور صادر، سردفتر سند را چاپ و با اخذ رسید به صاحب یا نماینده قانونی آن تحویل می‌نماید. نحوه اجرای این تبصره به‌موجب دستورالعملی است که ظرف ۳ ماه از تاریخ ابلاغ این آئین‌نامه توسط رئیس سازمان تهیه و تصویب می‌گردد. تبصره- سردفتران اسناد رسمی مکلفند دفاتر دفترخانه تحت تصدی خود را ظرف یک سال مطابق شیوه‌نامه‌ای که توسط سازمان تهیه می‌شود اسکن و داده‌آمایی نمایند.

- سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته‌های مالی یعنی نوشته‌هایی که در آن به‌طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آنکه موضوع گواهی امضاءشده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت‌های ثبت‌شده است، نخواهد بود.

- سردفتر در هنگام تصدیق صحت امضاء، موظف است مقررات مواد  ۶۴ و ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ را رعایت نماید. و تصویر گواهی‌شده را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اسکن و در سامانه مذکور نگاهداری کنند.

- ملاک احراز هویت افراد در دفاتر اسناد رسمی شناسنامه یا کارت ملی صادره از اداره ثبت‌احوال و برای اتباع خارجه اصل گذرنامه یا کارت آمایش است.

- درج تاریخ شمسی بر روی کلیه اسناد و قبوض و مکاتبات الزامی است.

- در تنظیم اسناد معاملات املاک در جریان ثبت باید شماره پلاک، حدود و فواصل ملک مورد معامله و در مورد املاک ثبت‌شده مشخصات سند مالکیت، قید گردد.

- در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستأجره باید قبوض اقساطی مدت باقیمانده، ضمیمه تقاضانامه شود.

- تنظیم سند باید صرفاً در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند انجام شود. چنانچه یکی از اصحاب سند قادر به حضور در محل دفترخانه نباشد، پس از ارائه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم امکان حضور وی در دفترخانه، تنظیم سند و ثبت آن در حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل انجام می‌شود. تبصره- اداره کل ثبت استان مکلف است برای تنظیم و ثبت اسناد زندانیان، سردفتری را تعیین نماید. سردفتر سند را با حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل، تنظیم، ثبت و به امضای ذینفع و نماینده مزبور می‌رساند.

- تنظیم و ثبت معاملات مربوط به اموال محجورین و صغار در دفاتر با حضور قیم قانونی آن‌ها، بدون ارائه اجازه کتبی دادستان عمومی و انقلاب محل ممنوع است و اوراق قیم‌نامه عادی در دفترخانه‌ها فاقد اعتبار بوده و قابل استناد نمی‌باشد.

- سردفتر در مورد اقاله و فسخ معاملات باید به نحو زیر عمل کند: الف- درصورتی‌که یک از متعاملین متقاضی اعمال حق خیار فسخ خود باشد. سردفتر پس از رؤیت سند و احراز حق مزبور، نسبت به تنظیم فسخ نامه اقدام و به امضاء فسخ کننده رسانده و پس از اخذ اثرانگشت وی آن را در سامانه تأیید نموده و فسخ نامه را به اداره ثبت محل ارسال نماید. ب- درصورتی‌که متعاملین به‌منظور اقاله معامله خود در دفترخانه حاضر شوند، سردفتر باید پس از تنظیم سند و ثبت اقاله نامه در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک، مراتب را به امضاء متعاملین رسانده و پس از ثبت اثرانگشت آن‌ها، در سامانه آن را تأیید نموده و اقاله نامه را به اداره ثبت محل ارسال نماید.

- در کلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود تا زمانی که مستأجر بعد از فسخ عقد و یا پس از انقضاء مدت اجاره، مال‌الاجاره را به مؤجر تسلیم نکرده و در آن تصرف دارد، ملزم به پرداخت اجرت‌المثل زمان تصرف معادل مبلغ اجاره‌بها به مستأجر می‌باشد. مگر اینکه طرفین معامله به نحو دیگر تراضی نمایند.

- در تنظیم استاد معاملات اقساطی رعایت موارد زیر الزامی است: الف- قبوض رسمی به تعداد اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تأدیه اقساط در آنها قید شده و به امضاء متعهد برسد. ب- قبوض مزبور باید به دائن تسلیم، تعداد و شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک درج شده و به امضاء متعهد برسد. ب- درصورتی‌که متعهد ضامن داشته باشد، باید نام و نام خانوادگی و شماره ملی ضامن در قبوض اقساطی درج شده و به امضاء وی برسد. ت- چنانچه قبوض اقساطی و اجازه مربوط به اصل معاملات با حق استرداد یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور، رهنی و یا با حق استرداد بودن معامله قید شود.

- درج وکالت دائن از طرف مدیون در انتقال بخشی از مال مدیون به خود، به‌عنوان وجه التزام، در هیچ‌یک از اسناد معاملات، مجاز نیست.

- در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی و رهنی املاک، انتقال منافع بیش از سه سال، عقد انتفاع عمری و رقبی زائد بر سه سال، تقسیم‌نامه و وصیت تملیکی در مورد یک پلاک ثبتی، استعلام ثبتی، تأیید سند و ارسال الکترونیکی خلاصه آن‌ها به اداره ثبت محل الزامی است و سردفتر مکلف است خلاصه معاملات و عقود مذکور را در سند مالکیت درج نماید.

- برای تنظیم و ثبت اسناد معاملات وراث متوفی نسبت به ماترک، گواهینامه پرداخت مالیات بر ارث و ارائه گواهی حصر وراثت و توافق آن‌ها در سهم‌الارث الزامی است.

- درصورتی‌که یکی از وراث متوفی صغیر باشد و قبل از صدور گواهی حصر وراثت، برای دریافت درآمد یا پرداخت دیون و یا هزینه‌های ضروری، اقدام فوری لازم باشد، پس از موافقت دادستان محل یا دادستان مرکز استان، تنظیم سند منوط به صدور گواهی حصر وراثت نیست.

- رعایت آئین‌نامه استملاک اتباع خارجه در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی املاک، رهن و اجاره برای اتباع بیگانه الزامی است.

- تنظیم و ثبت اسناد معاملات غیرمنقول برای اتباع ایران که ترک تابعیت نموده‌اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیرمنقول در ایران را ندارند، ممنوع است.

- تنظیم و ثبت اسناد در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن آن منوط به ارائه اجازه کتبی سازمان اوقاف و امور خیریه می‌باشد.

- تنظیم و ثبت معاملات و اسناد مربوط به اشخاص حقوقی خصوصی، عمومی و دولتی قبل از احراز شخصیت حقوقی و اختیارات نمایندگان صاحب صلاحیت آن‌ها از طریق سامانه‌های مربوط ممنوع است و درج شناسه ملی اشخاص حقوقی و کد پستی آن‌ها در اسناد مذکور الزامی است.

- در صورت تقاضای رونوشت مصدق اسناد ثبت‌شده، سردفتر مکلف است آن‌ها صرفاً به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع مستقیم در معامله و یا قائم‌مقام قانونی آن‌ها، تسلیم نماید. چنانچه درخواست رونوشت مربوط به اسناد ناقص باشد، با قید و تصریح به نقص سند بلامانع است. تبصره- تسلیم رونوشت به اشخاصی غیر از اشخاص مذکور در این ماده در صورت ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح قضائی مجاز است.

- کفیل دفترخانه‌ای که سردفتر آن فوت یا بازنشسته، یا به انفصال دائم محکوم گردیده یا غیبت غیرموجه نموده و یا بیش از ۱۰ روز از خاتمه ایام انفصال موقت از سردفتری وی سپری‌شده، لیکن به دلیل عدم اجرای تکلیف مذکور در ماده ۴۹ قانون، شروع به اشتغال مجدد نکرده است، حق تنظیم و ثبت سند جدید در آن دفترخانه را ندارد و تکمیل اسناد ناقص آن دفترخانه نیز منوط به کسب اجازه از ثبت محل است.

- حق الثبت باید قبل از تأیید نهایی سند وسیله دستگاه کارت‌خوان (POS) مورد تأیید سازمان یا سایر روش‌های پرداخت الکترونیک تعبیه‌شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد پرداخت گردد. چنانچه قبل از امضاء و تأیید نهائی سند، طرفین از انجام معامله صرف‌نظر نمایند، حق الثبت مأخوذه با تأیید سردفتر و برابر مقررات مسترد می‌شود، ولی در صورت ثبت و تأیید نهایی سند حق الثبت مسترد نخواهد شد.

- اخذ حق التحریر به میزان معامله اصلی مجاز است و دریافت حق التحریر نسبت به متفرعات معامله متنوع و همچنین سردفتر مجاز به اخذ وجه یا مالی پیش از میزان مندرج در تعرفه حق التحریر نمی‌باشد. تبصره- مبنای محاسبه و اخذ حق التحریر اسناد معاملات قطعی غیرمنقول بر اساس مبلغی معادل ارزش معاملاتی اعلام شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارائی خواهد بود طریقه وصول حق التحریر مطابق روش مذکور در ماده ۵۶ آئین‌نامه انجام می‌پذیرد. مبحث دوم – حضور و مرخصی سردفتران و دفتریاران

- سردفتران و دفتریاران مکلفند در ساعاتی که سازمان تعیین می‌کند در دفترخانه حضور داشته باشند.

- سردفتر یا دفتریار به شرح زیر مجاز به استفاده از مرخصی می‌باشد: الف- مرخصی استحقاقی: ۱- میزان مرخصی سالانه یک ماه در سال و مدت مرخصی ساعتی حداکثر ۲ ساعت در روز است و نباید از ۹۶ ساعت در سال تجاوز نماید. ۲- تقاضای مرخصی از طریق اتوماسیون به اداره ثبت محل ارسال می‌شود و پس از تعیین دفتریار واجد شرایط سردفتری یا کفیل، در صورت موافقت مدیرکل ثبت استان یا رئیس ثبت محل به‌صورت الکترونیکی به متقاضی ابلاغ می‌شود. ۳- درصورتی‌که سردفتر یا دفتریار از مرخصی استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می‌شود و می‌تواند از مجموع آن‌ها به‌شرط آنکه از ۴ ماه تجاوز نکند یکجا به‌دفعات استفاده کند. تبصره ۱- سردفتری که به‌عنوان عضو اصلی هیئت‌مدیره کانون انتخاب می‌شود با تصویب و پیشنهاد هیئت‌مدیره کانون و موافقت رئیس سازمان، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور است و در این مدت دفترخانه به کفالت اداره می‌شود. مدت معذوریت جزء سابقه اشتغال محسوب و درآمد دفترخانه پس از کسر هزینه‌ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم می‌شود. حق‌الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیئت‌مدیره کانون مربوط و پس از موافقت سازان قابل پرداخته است. تبصره ۲- مدت‌زمانی که سردفتر یا دفتریار جهت انجام اموری که توسط سازمان و یا کانون به آن‌ها محول می‌شود و در دفتر حضور ندارد جزء ایام مرخصی آن‌ها محاسبه نمی‌گردد. ب) مرخصی تحصیلی: ۱- سردفتران و دفتریارانی که در هر یک از رشته‌های تحصیلی حقوق قضایی، علوم ثبتی، الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری در یکی از مراکز دانشگاه آزاد و یا مؤسسات آموزش عالی داخل یا خارج کشور مورد تأیید وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و یا در سطح چهار و بالاتر در حوزه‌های علمیه پذیرفته می‌شوند، می‌توانند از مرخصی تحصیلی استفاده نمایند. تبصره ۱- حکم مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران پس از بررسی و تأیید مدارک دال بر پذیرش آنان در مراکز مربوطه، با رعایت آئین‌نامه صادر خواهد شد. تبصره ۲- سردفتران و دفتریارانی که دارای محکومیت مؤثر کیفری و محکومیت قطعی انتظامی از درجه ۳ به بالا موضوع ماده ۲۸ قانون دفاتر اسناد رسمی در پنج سال اخیر می‌باشند مشمول مزایای این ماده نخواهند بود. ۲- اعطاء مرخصی به سردفتران و دفتریاران صرفاً برای یک‌بار و برای یک مقطع تحصیلی امکان‌پذیر خواهد بود و در آن مدت سردفتر و دفتریار استحقاق مرخصی سالانه را نخواهد داشت. حداکثر مدت مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران در مقطع کارشناسی ارشد دو سال و در مقطع دکتری سه سال می‌باشد و تمدید آن منوط به تأیید و موافقت سازمان خواهد بود. مدت ایام مرخصی تحصیلی جزء سنوات خدمت سردفتر و دفتریار اول محاسبه نمی‌گردد. تبصره: سازمان می‌تواند در صورت صلاحدید طبق مقررات با ادامه تحصیل متقاضی در یک مقطع تحصیلی بالاتر نیز موافقت نماید. ۳- نظارت بر نحوه تحصیل سردفتر و دفتریار در طول مدت مرخصی از حیث اشتغال به تحصیل با سازمان و کانون سردفتران و دفتریاران خواهد بود و سردفتر یا دفتریار مشغول به تحصیل موظف است که در پایان هر ترم گزارشی از وضعیت تحصیلی خود را به سازمان و کانون ارائه نماید. ۴- صدور ابلاغ مرخصی تحصیلی مشروط به رسیدگی به دوران تصدی و اعلام نتیجه بازرسی امور مالی دفترخانه و ارائه گواهی تسویه‌حساب امور مالی و مالیاتی سردفتر و دفتریار خواهد بود. ۵- در مدت مرخصی تحصیلی سردفتر، کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط اداره کل ثبت استان مربوط تعیین می‌گردد، و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه‌ها و کسورات قانونی بین سردفتر و کفیل بالسویه تقسیم خواهد شد. ۶- در صورت اتمام تحصیل، انصراف، اخراج یا قطع رابطه تحصیلی به هر علت همچنین عدم گزارش بند ۳ قسمت (ب) این ماده سردفتر یا دفتریار موظف است حداکثر ظرف ده روز مراتب را به سازمان اعلام تا نسبت به لغو مرخصی و تحویل و تحول امور سردفتری یا دفتریاری و شروع به کار اقدام گردد. در غیر این صورت برابر مقررات اقدام می‌شود.

- درصورتی‌که سردفتر یا دفتریار به علت بیماری قادر به انجام‌وظیفه نباشد، می‌تواند با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل، مرخصی استعلاجی درخواست نماید. چنانچه مدت بیماری بیش از یک ماه به طول انجامد، صدور مجوز استفاده از مرخصی استعلاجی منوط به ارائه تأییدیه هیئت پزشکی موضوع ماده (۸۵) آئین‌نامه خواهد بود.