- معانی اصطلاحات و اختصارات آئین‌نامه به شرح زیر می‌باشد:
الف- سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
ب- کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی که بر اساس ماده (۵۸) قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ با اصلاحات و الحاقات بعدی در مراکز استان‌ها ایجاد می‌شود.
پ- قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ با اصلاحات و الحاقات بعدی.
ت- آئین‌نامه: آئین‌نامه موضوع بند ۴ ماده ۶ و مواد ۱۴، ۱۶، ۱۹،۱۷، ۲۰، ۲۴، ۲۸، ۳۷، ۴۰، ۵۲، ۶۱، ۷۵ قانون.
ث – دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی.
ج- سردفتر: شخصی که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را با رعایت قانون و آیین‌نامه بر عهده دارد.
چ- دفتریار: شخص صاحب صلاحیتی است که جهت معاونت سردفتر و انجام وظایف محوله قانونی با رعایت مقررات قانون و آیین‌نامه انتخاب می‌شود.
ح- هیئت: هیئتی که به‌منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رئیس قوه قضائیه انتخاب می‌شود.
خ- دفتر: دفتر الکترونیکی که اسناد رسمی در آن ثبت می‌شود و به‌صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می‌باشد.
د- دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران.
ذ- دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران.
ر- اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.
- دفترخانه اسناد رسمی واحدی وابسته به قوه قضائیه است که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی و سایر وظایفی که به‌موجب قوانین و مقررات به آن واگذار شده تشکیل می‌شود.
تبصره- سازمان می‌تواند بخشی از امور تصدی‌گری خدمات ثبتی را به دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر پیشخوان واگذار نماید تعرفه حق‌الزحمه دفاتر مذکور بابت ارائه خدمات واگذارشده، توسط سازمان تعیین می‌شود.
مبحث دوم – پذیرش سردفتر
- سازمان مکلف است جهت رفع نیاز مناطقی که به‌موجب مقتضیات محلی، اقتصادی، میزان کار و تعداد مراجعان به دفاتر، نیاز به تأسیس دفترخانه دارد، پس از اعلام عمومی، به نحو مقتضی، به شرح زیر نسبت به پذیرش سردفتر اقدام نماید:
الف- اعلام عمومی مهلت ثبت‌نام و شرایط عمومی و اختصاصی لازم جهت ثبت‌نام داوطلبان.
ب- ثبت‌نام از واجدین شرایط در مهلت مقرر.
پ- مصاحبه با ثبت‌نام کنندگان، توسط هیئت، پس از پایان مهلت تعیین‌شده و پذیرش سردفتران موردنیاز.
تبصره ۱- درصورتی‌که تعداد داوطلبان به حدی باشد که به تشخیص رئیس سازمان انتخاب و پذیرش به طریق مذکور (در بند پ این ماده)، دشوار و یا مستلزم صرف زمان غیرمتعارف باشد؛ سازمان می‌تواند ابتدا آزمون کتبی برگزار نموده و داوطلبانی را که حدنصاب نمره لازم را در آزمون کتبی کسب کنند پس از طی مراحل گزینش برای مصاحبه دعوت نماید. حداقل نصاب نمره قبولی در مرحله آزمون کتبی برای مناطق مختلف، توسط سازمان تعیین می‌شود.
تبصره ۲- شرکت سردفتر در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.
تبصره ۳- حکم مقرر در ماده ۶۹ قانون در مورد کسانی که از سال ۱۳۹۷ به بعد به‌عنوان سردفتر منصوب می‌شوند اعمال نمی‌گردد.
تبصره ۳- مستفاد از تبصره ۲ ماده ۷ قانون اصلاح قانون اجرای سیاست‌های کلی اصل ۴۴ قانون اساسی که در تعارض با ماده ۶۹ قانون می‌باشد و موجب نسخ ضمنی این ماده شده است، پذیرش سردفتر به طریق ماده ۶۹ قانون دفاتر ممنوع است.
تبصره ۴- داوطلبان هنگام ثبت‌نام در آزمون سردفتری نباید در هیچ‌یک از مشاغل مصرح در ماده ۱۵ قانون اشتغال داشته باشند، و چنانچه رئیس سازمان احراز نماید. فردی بدون رعایت این بند پذیرفته شده است ابلاغ وی را لغو می‌نماید.
تبصره ۵- تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط به اینکه مستخدم دولت نبوده و با اذن رئیس سازمان باشد.
مبحث سوم – تأسیس دفترخانه
- سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت به تأسیس دفترخانه و شروع به کار در محدوده محلی که در حکم تعیین‌شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور کأن لم یکن تلقی می‌شود.
تبصره ۱- پس از تعیین محل دفترخانه و تأیید آن از طرف اداره ثبت مربوط، هرگونه جابجایی در همان محل، منوط به تأیید اداره ثبت همان محل است.
تبصره ۲- تغییر محل دفترخانه از محل تعیین‌شده در حکم سردفتر به شهر یا محل دیگر منوط به موافقت و صدور حکم توسط رئیس سازمان مطابق دستورالعمل مصوب سازمان است.
تبصره ۳- در صورت ضرورت، رئیس سازمان برای سردفتر ابلاغ سیار در شهر یا محل دیگر صادر می‌کند و با رفع ضرورت ابلاغ مذکور لغو خواهد شد.
- مساحت محل دفترخانه باید حداقل ۵۰ مترمربع باشد و تأسیس دفتر در مجتمع مسکونی آپارتمانی مشروط به مالکیت سردفتر و اخذ رضایت کتبی از سایر مالکین می‌باشد.
- محل دفترخانه باید مجهز به دوربین مداربسته با قابلیت ضبط تصاویر، کپسول آتش‌نشانی و مکان مطمئن برای نگهداری اسناد و دفاتر ثبتی باشد.
- نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و کارکنان در دفترخانه الزامی است.
- تابلو و مهر دفترخانه باید طبق نمونه مصوب سازمان ساخته شود و قید عبارات تبلیغی، القاب یا عناوین دیگر در تابلو، مهر و سربرگ دفترخانه ممنوع است.
فصل دوم – انتخاب سردفتران و دفتریاران
مبحث اول – مدارک و شرایط لازم برای انتخاب
- تصدیق اجتهاد موضوع بند (۴) ماده (۶) قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید به تأیید رئیس قوه قضائیه یا مرجع مورد تأیید ایشان برسد.
تبصره- تصدیق‌هایی که دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل‌پذیرش نیست.
- سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت ۲ ماه پس از آغاز به کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده (۳) قانون به سازمان معرفی نمایند.
تبصره ۱- داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دائم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است.
تبصره ۲- شخص معرفی‌شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، طی مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رئیس سازمان منصوب می‌شود. و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی‌شده به‌عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.
تبصره ۳- در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.
- دفتریار کفیل توسط اداره ثبت محل تعیین می‌شود و دارای وظایف و حق السهم دفتریار اصیل از حق التحریر است.
- انتقال دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تأیید سازمان امکان‌پذیر است. در مواردی که سردفتر یا دفتریار بدون دلیل موجه با انتقال مخالفت نماید، سازمان بررسی و اقدام مقتضی به عمل می‌آورد.
مبحث دوم – مراسم سوگند
- سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال به سردفتری و دفتریاری به شرح زیر سوگند یاد می‌نمایند:
«این‌جانب به‌عنوان سردفتر اسناد رسمی در محضر قرآن کریم به خداوند قادر متعال سوگند یاد می‌کنم که وظایف محوله را مطابق قوانین، مقررات و نظامات کشور جمهوری اسلامی ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی به انجام رسانم و در کمال امانت‌داری، بی‌طرفی و حفظ حقوق مراجعین و احترام به آنان اقدام نموده و نهایت مساعی خود را به کار برم و شرافت خود را وثیقه این سوگند قرار داده و ذیل آن را امضا می‌نمایم.»
- مراسم سوگند با حضور رئیس یا معاون امور اسناد سازمان یا مدیرکل امور اسناد و سردفتران و رئیس کانون سردفتران و دفتریاران مرکز و در مراکز استان‌ها با حضور مدیرکل ثبت و رئیس کانون سردفتران و دفتریاران استان برگزار می‌شود و متن سوگندنامه به امضای سردفتر یا دفتریار و حسب مورد به امضای مدیرکل امور اسناد و سردفتران یا مدیرکل ثبت استان مربوط می‌رسد و در پرونده سردفتر یا دفتریار ضبط می‌شود.
مبحث سوم – تضامین
- شروع به کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط به معرفی ضامن می‌باشد و این کار باید به‌موجب سند رسمی انجام شود مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال در مورد دفتریار اول پانصد میلیون ریال و دفتریار دوم سیصد میلیون ریال است. مشمولین این ماده می‌توانند بجای معرفی ضامن معادل مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت‌نامه بانکی مبادرت کنند.
تبصره ۱- ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و با ضمانت‌نامه بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت جرائم نقدی دادگاه انتظامی است و باید این موضوع در سند رسمی تصریح شود. تبدیل تضمین مجاز می‌باشد.
تبصره ۲- چنانچه ضمانت یا وثیقه یا ضمانت‌نامه بانکی به جهتی از بین برود یا کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا اعتبار و یا ارزش آن به نحو فاحشی کاهش یابد. سردفتر و دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه نسبت به تبدیل ضمانت یا ایداع وثیقه یا ارائه ضمانت‌نامه بانکی اقدام نماید در غیر این صورت سازمان ابلاغ او را لغو می‌نماید.
تبصره ۳- کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تخمین خود با آئین‌نامه خواهند بود.
تبصره ۴- رئیس سازمان می‌تواند در صورت اقتضاء هر پنج سال متناسب با نرخ تورم اعلامی از سوی بانک مرکزی، تعدیل مبالغ تضمین را به رئیس قوه قضائیه پیشنهاد نماید.
فصل سوم – انتخابات کانون
- پنج ماه قبل از پایان هر دوره کانون سردفتران و دفتریاران، رئیس سازمان تاریخ انقضای آن دوره را به رئیس قوه قضائیه اعلام می‌نماید تا نسبت به تشکیل هیئت نظارت بر انتخابات کانون اقدام شود.
تبصره – هیئت‌مدیره کانون موظف است شش ماه قبل از انقضاء هر دوره مراتب را جهت اجرای این ماده به رئیس سازمان اعلام نماید.
- هیئت نظارت در استان تهران مرکب از معاون امور اسناد، مدیرکل امور اسناد و سردفتران و مدیرکل حفاظت‌واطلاعات و مدیرکل بازرسی و نظارت بر عملکرد سازمان و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار شاغل که بیش از ده سال سابقه سردفتری و دفتریاری داشته باشند و در سایر استان‌ها متشکل از مدیرکل، معاون اسناد، رئیس حفاظت‌واطلاعات، رئیس بازرسی و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار همان استان با انتخاب رئیس قوه قضائیه خواهد بود.
تبصره- چنانچه در مرکز استانی برای این منظور سردفتر و دفتریار با سابقه بیش از ده سال به حد لازم وجود نداشته باشد سابقه بیش از پنج سال کافی خواهد بود.
- سردفتران و دفتریارانی که به عضویت هیئت نظارت تعیین می‌شوند حق انتخاب شدن در هیئت‌مدیره را ندارند و همچنین اعضای هیئت‌مدیره وقت کانون اعم از اصلی و علی‌البدل به عضویت هیئت نظارت بر انتخابات تعیین نخواهند شد.
- اعضای هیئت نظارت بر انتخابات باید بلافاصله جهت فراهم نمودن مقدمات انتخابات در محل کانون تشکیل جلسه داده و از میان خود یک نفر را به‌عنوان رئیس و یک نفر را به‌عنوان نایب‌رئیس و یک نفر را به‌عنوان دبیر انتخاب می‌نمایند و طی اطلاعیه‌ای در سایت آگهی‌های سازمان و یا به طریقی دیگر که هیئت مقتضی تشخیص دهد از سردفتران و دفتریارانی که خود را واجد شرایط عضویت در هیئت‌مدیره کانون می‌دانند اعلام می‌نمایند. تا ظرف مدت یک هفته از تاریخ تعیین‌شده در اطلاعیه نامزدی خود را کتباً به دفتر هیئت اعلام دارند.
پس از انقضای این مدت هیئت نظارت در حداقل زمان ممکن صورت اسامی داوطلبان واجد شرایط عضویت و تاریخ و ساعت شروع و ختم و محل اخذ رأی را تعیین و مراتب را به طریق فوق به اطلاع سردفتران و دفتریاران حوزه انتخابیه خواهد رساند.
- سردفتران و دفتریارانی که نامزدی خود را برای عضویت در هیئت‌مدیره کانون اعلام می‌نمایند باید دارای شرایط زیر باشند:
الف- اشتغال به شغل سردفتری و دفتریاری.
ب- حداقل ده سال سابقه سردفتری اسناد رسمی و یا دفتریاری و با کفالت و قضاوت.
ج – اعتقاد و التزام عملی به احکام و مبانی دین مقدس اسلام.
د- اعتقاد و تعهد به نظام جمهوری اسلامی ایران، ولایت‌فقیه و قانون اساسی.
هـ- نداشتن پیشینه و محکومیت مؤثر کیفری.
و- نداشتن محکومیت انتظامی از درجه ۳ به بالا در پنج سال اخیر خدمت خود.
ز- داشتن حسن شهرت.
ح- عدم وابستگی به رژیم منحوس پهلوی و تحکیم پایه دعای رژیم طاغوت.
ط- عدم عضویت و هواداری از گروهک‌های غیرقانونی و معاند با جمهوری اسلامی.
ی- عدم اعتیاد به مواد مخدر.
تبصره ۱- احراز شرایط مذکور با هیئت نظارت است. در صورت اختلاف اعضای هیئت، رأی اکثریت مناط اعتبار است.
تبصره ۲- هیئت مکلف است سوابق نامزدها را از حفاظت‌واطلاعات سازمان استعلام نماید.
- هیئت‌مدیره وقت کانون سردفتران و دفتریاران موظف است هزینه و وسایل و امکاناتی که جهت انجام و اجرای انتخابات لازم است در اختیار هیئت نظارت بر انتخابات قرار دهد.
- هیئت نظارت علاوه بر نصب اسامی نامزدهای واجد شرایط در محل مناسب، صورت کامل اسامی سردفتران و دفتریاران شاغل حوزه انتخابیه را تهیه و در محل اخذ آراء در دسترس شرکت‌کنندگان قرار داده تا هر رأی‌دهنده مقابل اسم خود را به نشانه شرکت در انتخابات کانون امضاء نماید.
- هرگونه آگهی و آثار تبلیغاتی باید قبل از شروع اخذ رأی از محل شعبه رأی توسط هیئت نظارت محو گردد.
- اخذ آراء در یک روز و در مدتی که کمتر از هفت ساعت نباشد در محل کانون یا هر محلی که توسط هیئت نظارت تعیین‌شده انجام می‌شود و هیئت نظارت موظف است پس از اخذ آراء و خاتمه رأی‌گیری بلافاصله شروع به شمارش و قرائت آراء نموده و بعد از قرائت هر رأی آن را با مهر قرائت شده مشخص و در پایان نتیجه آراء قرائت‌شده را صورت‌جلسه نمایند.
تبصره- هرگاه قرائت همه آراء در روز اخذ رأی میسر نباشد هیئت نظارت پس از شمارش باقی‌مانده آراء صندوق محتوی آراء را لاک و مهر نموده و روز بعد بقیه آراء مذکور را به کیفیت مقرر در ماده فوق، قرائت می‌نماید.
- کلیه سردفتران و دفتریاران شاغل در هر استان که کانون آن تشکیل‌شده فقط برای کانون همان استان حق رأی خواهند داشت و انتخاب‌کنندگان حق تعیین وکیل یا نماینده جهت دادن رأی ندارند.
- پس از پایان قرائت آراء و اعلام حائزین اکثریت در محل اخذ رأی چنانچه نسبت به انتخابات معترضی باشد، بایستی اعتراض خود را ظرف سه روز از تاریخ اعلام حائزین اکثریت به دفتر هیئت نظارت تسلیم نماید و هیئت نظارت ظرف یک هفته نسبت به اعتراضات رسیدگی و نظر خود را اعلام می‌نماید. این نظر قطعی خواهد بود.
- درصورتی‌که هیئت نظارت بر ابطال انتخابات نظر بدهد، رئیس قوه قضائیه هیئت نظارت دیگری تعیین و انتخابات تجدید خواهد شد.
- در صورت عدم وصول اعتراض و یا رد اعتراض، هیئت نظارت صورت حائزین اکثریت را به ترتیب آراء و با قید تعداد آراء آن‌ها تهیه و به سازمان ارسال می‌دارد تا طبق ماده ۶۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران اعضای اصلی و علی‌البدل انتخاب شوند.
تبصره- در صورت ضرورت سازمان می‌تواند در طول دوره کانون اعضاء اصلی و علی‌البدل را عزل یا نصب نماید.
فصل چهارم – قواعد اداری حاکم بر دفترخانه
مبحث اول – نحوه تنظیم و ثبت اسناد
- ارائه کلیه خدمات در دفاتر اسناد رسمی اعم از تنظیم سند، تصدیق امضاء و سایر امور محوله باید به‌صورت الکترونیکی انجام پذیرد.
- سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع به کار، نمونه امضای خود را در حضور رئیس ثبت محل و در دو فرم مخصوص درج و ارائه نمایند که یکی از فرم‌ها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد.
تبصره: سردفتر یا دفتریار وفق مقررات مکلفند کلیه اسناد رسمی و خدمات را مطابق نمونه ارائه‌شده امضاء نمایند.
